- Huvudsakliga funktioner i faktureringsprogrammet
- Fördelar med att använda ett faktureringsprogram
- Hur du väljer faktureringsprogram
- Slutsats
Vad är faktureringsprogram?
Ett faktureringsprogram är en uppsättning effektiva verktyg som du kan använda i ditt företag för att hantera fakturering på ett smidigt sätt. Att tillämpa traditionella metoder för att ta betalt av kunder kan vara tidskrävande och opraktiskt för både för dig och din kund. Genom ett faktureringsprogram kan du få ett smidigare sätt att hantera de här transaktionerna.
Optimering av fakturering och inkassering av betalningar med hjälp av faktureringsprogram leder till högre likviditet och större flexibilitet och noggrannhet för ekonomiska prognoser. Kort sagt, med faktureringsprogram kan du lättare optimera hela processen från fakturering till inkassering av betalningar. Vi ska se lite närmare på hur ett faktureringsprogram kan vara till nytta för de övergripande verksamhetsprocesserna.
Klicka på bilden för att se demoversionen av faktureringsprogrammet utan att registrera dig:
Huvudsakliga funktioner i faktureringsprogrammet
Faktureringsprogrammet kommer med följande funktioner som underlättar för företagets övergripande processer:
Skapa och anpassa fakturor
Fakturering är det första steget till att få betalt. Om du har ett effektivt fungerande faktureringssystem får du säkerligen betalt i tid. Om faktureringsprocessen däremot försenas blir troligtvis även betalningen försenad vilket leder till att det dröjer längre tills du får pengarna och därmed får lägre likviditet.
Så med en effektiv och automatisk fakturering snabbar du på inkasseringen av betalningarna. Faktureringssystemet är kopplat till ett system för e-postutskick. På så sätt kan du skicka fakturor direkt till dina kunder och få aviseringar om det skulle uppstå problem med utskicket.
Skapa rapporter och analyser
Med ett faktureringsprogram får du verktyg för omfattande rapporter och analys. Du har en enkel skärm som hjälper dig att analysera utestående fakturor, förfallna fakturor och moms. De här rapporterna och analyserna kan vara till stor nytta när du fastställer kreditgränser och kreditperioder för specifika kunder.
Offerter
Faktureringsprogrammet ger också möjlighet att skapa offerter till kunder. Med programmet blir förfarandet snabbt, effektivt och enkelt. Du behöver bara fylla i vissa detaljer och offerten kan skickas på nolltid. När offerten har öppnats av kunden får en avisering om det. När du sedan utför tjänsten eller levererar produkten kan du snabbt omvandla offerten till en faktura som skickas till kunden.
Återkommande fakturor
Återkommande fakturering är när företaget behöver skicka fakturor till specifika kunder med jämna mellanrum. För det mesta är förhållandena kring handeln desamma. Med ett faktureringsprogram får du möjlighet att skapa återkommande fakturor. Det innebär att en faktura automatiskt upprättas och skickas ut till kunden utan någon manuell åtgärd, något som snabbar på den övergripande fakturahanteringen rejält. Vidare kan betydelsen av funktioner för återkommande fakturering se olika ut för olika företag. Funktionen kan till exempel vara till mer nytta för uthyrningsfirmor.
Hantering av olika valutor
Faktureringsprogram ger dig möjlighet att fakturera i olika valutor. Du kan till exempel fakturera kund A i euro och kund B i amerikanska dollar beroende på handelsvalutan.
Fakturering, inkassering och momsrapportering
Rapporten hjälper dig att få en överblick över det totala beloppet, inkasseringen av betalningen och momsen för varje enskild faktura. Detta är särskilt viktigt för företag med ingående moms eftersom det gör det enklare att kartlägga skatteskulder och beräkna netto för skatteskuld/skatteåterbäring.
Att införa ett faktureringsprogram kan alltså vara användbart för ett verksamhet då det kommer med följande fördelar.
Fördelar med att använda ett faktureringsprogram
Här följer några av fördelarna med att använda faktureringsprogram i ditt företag:
Ökar verksamhetens effektivitet
Genom att införa ett faktureringsprogram snabbar du på den övergripande processen. Programmet erbjuder möjlighet att hämta den information som krävs för att utfärda en faktura. Du behöver alltså inte fylla i uppgifterna manuellt.
Bättre likviditet & kassaflöde
Med ett faktureringsprogram kan du skapa och skicka ut betalningspåminnelser för förfallna fakturor. Det här gör tillvaron rejält mycket lättare. Betalningspåminnelser påskyndar inkasseringen av betalningar. En snabb inkassering leder till högre likviditet och tillgång till medel. Detta innebär verkligen en stor förbättring av affärsverksamheten.
Tillgång online
Faktureringsprogrammet sparar dina uppgifter på molnbaserade servrar. Det betyder att du kan komma åt fakturaunderlaget när som helst på din dator eller mobil. Detta underlättar rejält eftersom du inte längre behöver leta igenom lådor och mappar för att hitta rätt faktura.
Förbättrad bild av företaget
De fakturor som tas fram av programvaran har professionell formatering och layout. Innehållet presenteras korrekt ifråga om mängd, pris, betalningsvillkor och andra specifikationer. Därmed får kunden en positiv bild av företaget.
Enkel granskning
Fakturerings- och bokföringsinformation hålls sparad och välorganiserad i faktureringsprogrammet. Och välordnade bokföringsuppgifter är tacknämligt när du sitter framför listan med krav från revisorerna. Ur revisionssynpunkt kan du enkelt hitta specifika transaktioner i faktureringssystemet. Du kan till exempel gå igenom offerter, fakturor och kreditnotor på några ögonblick. Det gör det lättare att knyta samman saker och förbättra uppgifternas tillförlitlighet.
På samma sätt anses ofta de främsta fördelarna med ett faktureringsprogram vara just den enklare faktureringen och ökade flexibiliteten.
Högre säkerhet
Faktureringsprogrammens leverantörer erbjuder molnbaserade servrar. Det innebär att dina organisationsuppgifter är skyddade på deras högteknologiska servrar där IT-personal och säkerhetsexperter tar hand om dem med hjälp av olika säkerhetsprotokoll.
Hur du väljer faktureringsprogram
Vilket faktureringsprogram du väljer beror på en rad olika faktorer. Dessa faktorer innefattar men är inte begränsade till följande:
- Fundera över vad ditt företag behöver – Alla företag har olika behov vad gäller redovisning och administration. Överväg först exempelvis om du behöver faktureringsmöjligheter med begränsade funktioner eller om du vid upprepade tillfällen behöver skicka fakturor i olika valutor.
- Tänk på vilken integrering som krävs för dina affärsbehov - Vissa företag har komplexa rutiner och verksamheter. Och sådant kan vara svårt att hantera manuellt. Om du har komplexa affärsbehov behöver du alltså avancerad programvara och vice versa.
- Ta en titt på din budget – Om du väljer ett avancerat och komplext program kan kostnaden bli högre och vice versa.
Man bör också vara medveten om att olika program har olika fördelar. Något kan fungera utmärkt för betalningshantering, ett annat för automatisering och ett tredje för ingående redovisning. Du bör därför överväga vilka fördelar just ditt företag behöver från ett faktureringsprogram.
Finns det några gratis faktureringsprogram för småföretag?
De flesta faktureringsprogram erbjuder gratisversioner till nystartade företag, och när företaget växer kan du enkelt övergå till en betalplan. Vi rekommenderar att du väljer ett gratis faktureringsprogram som är enkelt att använda och som du även kan fortsätta använda när ditt företag växer så du slipper byta till ett annat program längre fram. Att byta faktureringsprogram kan vara kostsamt eftersom alla data måste flyttas över och du behöver tillämpa nya förfaringssätt.
Slutsats
Att ta hjälp av ett faktureringsprogram leder till högre effektivitet i verksamheten, automatisering, färre uteblivna betalningar, förbättrad företagsimage, högre likviditet, bekvämare redovisning och enklare revision. Det gör helt enkelt livet lättare för den som sköter ett företag. Och det som är bra är att programmets grundläggande funktioner, som att skicka ut fakturor, kan användas gratis. När du väl uppnått en viss tids-/arbetströskel kan du dock behöva uppgradera till premiumversionen.
De olika funktionerna i faktureringsprogrammet är bland annat att utforma & anpassa fakturor, skicka betalningspåminnelser, skapa rapporter & analyser, bearbeta & registrera betalningar, hantera fakturor i flera valutor och analysera totala intäkter/fordringar.
Letar du efter ett faktureringsprogram? Prova det gratis:
- Enkelt faktureringsprogram
- Gratis faktureringsprogram
- Faktureringsprogram för bygg
- Offertprogram
- Online faktureringsprogram
- Faktureringsprogram för småföretag
- Faktureringsprogram för enskild firma