Enkelt faktureringsprogram

Återkommande faktura


Återkommande fakturor: En utförlig förklaring

Vad innebär återkommande faktura?

Återkommande fakturor används av företag när en kund beställer samma produkter eller tjänster regelbundet och med samma villkor. Även om tidpunkten för transaktionen kan vara olika måste den vara regelbunden och ske inom en specifik period.

En återkommande faktura kan skickas dagligen, veckovis, månadsvis eller vid behov med bestämda intervall. På den återkommande fakturan är alla uppgifter desamma från period till period, t.ex. produkt eller tjänst, kunduppgifter och moms.

För att effektivt kunna använda modellen med återkommande fakturor måste båda parter (säljaren och köparen) komma överens om att det inte ska ske några förändringar vad gäller handelsvillkoren. Om det sker några ändringar av villkoren måste de återkommande fakturorna uppdateras enligt dessa ändringar.

Det främsta syftet med att skicka återkommande fakturor är att effektivisera faktureringen och samtidigt minska de administrativa kostnaderna för den avdelning som ansvarar för faktureringen.

Vi ska förklara med ett exempel. Vi säger att företaget ABC tillhandahåller säkerhetstjänster till en kommersiell byggnad som är under uppförande, till ett överenskommet pris på 20 000 SEK per månad. Det är fördelaktigt för företaget ABC att använda sig av återkommande fakturor eftersom villkoren såsom tjänster, priser och andra uppgifter troligtvis kommer vara oförändrade. Dessutom behöver kunden med all sannolikhet säkerhetstjänster under en längre tid.

Utförlig förklaring

Det kan tyckas ganska enkelt att utfärda fakturor. Dock kan ett litet fel ha stor inverkan på hela affärsprocessen. Om du vill effektivisera din verksamhet är det alltid fördelaktigt att minska tiden för sådana här administrativa uppgifter.

Återkommande fakturor kan användas när företagets stamkunder regelbundet beställer samma produkter eller tjänster och innehållet i fakturan är identiskt med innehållet i den föregående fakturan. Det får inte förekomma några ändringar av specifikationerna eller antalet produkter, men som vi nämnt tidigare kan den återkommande fakturan vid behov uppdateras i enlighet med eventuella ändringar.

Här följer några situationer när det kan vara fördelaktigt med återkommande fakturor:

  • Uthyrning av utrustning

    I sådana här situationer är det logiskt att tillämpa återkommande fakturor eftersom utrustning oftast hyrs under en längre period och faktureras månadsvis. Dessutom ändras fakturabeloppet inte särskilt ofta.

  • Månadsavtal

    I en sådan situation, när varor eller tjänster levereras eller utförs varje månad, ändras oftast inte beloppet för varorna eller tjänsterna. Att använda återkommande fakturor i det här fallet är fördelaktigt eftersom det underlättar hanteringen av fakturor och faktureringsuppgifter.

  • Medlemsavgift

    Återkommande fakturor för medlemsavgifter är praktiskt eftersom medlemsavgifter betalas med regelbundna intervall.

  • Underhålls- och säkerhetstjänster

    Underhåll utförs vanligtvis med jämna mellanrum och på samma sätt erbjuds säkerhetsavtal för längre perioder. Att använda sig av återkommande fakturor i de här situationerna kan vara klokt och innebär enklare hantering av fakturorna.

Om ditt företag bygger på intäkter, t.ex. ett uthyrningsföretag, ett säkerhetsföretag, medlemskap eller regelbunden marknadsföring, är det perfekt att ha återkommande fakturor.

Innehållet och uppgifterna som krävs för att skapa en återkommande faktura är mer omfattande än vad som vanligtvis krävs för en standardfaktura. När du upprättar den återkommande fakturan måste du till exempel ange hur ofta den ska skickas. Följande innehåll och uppgifter krävs för att upprätta den återkommande fakturan:

  • Uppgifter om kunden.
  • Överenskomna villkor för pris, mängd och liknande.
  • Faktureringsfrekvens, utskicksalternativ och annan liknande information. I faktureringsprogrammet kan du ställa in att alla återkommande fakturor ska skickas automatiskt. Om det krävs ett godkännande innan fakturan skickas kan faktureringsprogrammet även lösa detta. Därmed kan du välja om du vill skicka återkommande fakturor automatiskt eller manuellt. Dessutom kan du också ställa in säsongsbetonad fakturering.

Fördelar med återkommande fakturor

Här följer några fördelar med att använda återkommande fakturor:

  • Det administrativa arbetet som utförs av faktureringsavdelningen minskas betydligt, vilket innebär att man sparar tid och sänker kostnaderna. Anledningen till detta är att faktureringsprogrammet automatiskt skickar och hanterar fakturorna.
  • Fakturering i rätt tid underlättar hanteringen av den övergripande faktureringsrutinen. Genom att fakturorna blir det lättare att hantera kassaflödet och på så sätt bidra till företagets totala likviditet..
  • Eftersom faktureringsprogrammet är mycket tillförlitligt minskar risken för att fakturorna underfaktureras.
  • Eftersom innehållet i fakturan automatiskt kopieras från den föregående fakturan med hjälp av faktureringsprogrammet, uppstår det färre fel när återkommande fakturor upprättas och skickas.
  • Att använda återkommande fakturor kan också ha en direkt inverkan på dina kundrelationer. Ingen av parterna behöver nämligen oroa sig för ändrade priser och villkor. De här specifikationerna är redan fastställda. Fakturor skickas alltid i rätt tid, utan risk för att de missas. På så sätt skapas bättre affärsförbindelser och relationer och detta ger ett bra professionellt intryck på din kund.
  • Med återkommande fakturor kan du räkna med att kunden betalar snabbt och i rätt tid. Fakturorna skickas vid samma tidpunkt varje gång, t.ex. den 1:a varje månad. Kunden känner då till din faktureringsperiod och är mer benägna att prioritera betalningen av dina fakturor. Eftersom kunden vet vilka betalningar som ska göras varje period finns det alltid tillräckligt med tid för att betalningen ska ske i tid.
  • Med återkommande fakturor som betalas i tid förbättras kassaflödet för ditt företag.

Nackdelar med återkommande fakturor

Här följer några nackdelar med att använda återkommande fakturor:

  • Återkommande fakturor varar inte för evigt. Du måste hålla kunden engagerad, annars kan företaget förlora alla sina återkommande intäkter. Det blir svårare att fokusera på kundlojalitet och kundengagemang.
  • Det kan vara svårt för företaget att hantera tillströmningen av arbete. Om verksamheten är liten och inte kan skalas upp kan modellen med återkommande fakturor bara användas i begränsad utsträckning.
  • Att förbereda modulen för återkommande fakturor i faktureringsprogrammet kan bli dyrt. Du behöver göra en kostnads- och intäktsanalys innan du väljer den här metoden.
  • Det kan vara svårt att garantera efterlevnaden av återkommande fakturor.
  • Om en kund byter till ett annat abonnemang kan företaget behöva komplettera de nuvarande fakturamodulerna. Detta kan medföra extra kostnader.
  • För att lyckas med återkommande fakturor krävs samordning från en övergripande enhetsnivå. Det krävs input i god tid från försäljningsavdelningen och de tekniska avdelningar som utför tjänsterna.

Tips för hantering av återkommande fakturor

Följande tips kan vara användbara vid hanteringen av återkommande fakturor:

  • Du måste se till att ställa in rätt frekvens för faktureringen.
  • Du måste vara noggrann när det gäller uppdateringar om momssatsen. Om momssatsen ändras måste systemet omedelbart uppdateras för att se till att faktureringen blir korrekt.
  • Tänk på att du behöver ägna dig åt kundrelationer och att upprätthålla en god relation med dina kunder. På så sätt försäkrar du dig om att systemet med återkommande fakturor blir långvarigt.
  • Varje förändring av modellen för återkommande fakturor bör åtföljas av avtalsenliga bestämmelser. Ändringar i modellen för återkommande fakturor måste överensstämma med avtalet.

Slutsats

Ett företag kan tillämpa återkommande fakturor när de säljer och tillhandahåller samma produkt eller tjänst till en kund med regelbundna intervall. Det här systemet är själva grunden för en prenumerationsbaserad verksamhet. För att kunna använda en modell med återkommande fakturor måste villkoren för affären förbli oförändrade. Om villkoren förändras måste detta framgå av redovisningssystemet.

Företag som använder sig av återkommande fakturor är bland annat de som bedriver uthyrning av utrustning, månadsavtalstjänster, medlemskap, underhåll, säkerhetstjänster med mera.

Det finns många fördelar med återkommande fakturor, t.ex. minskad tidsåtgång och lägre kostnader för faktureringsavdelningen, förbättrad kassaflödesstatus, stärkta kundrelationer, effektiv inkassering av betalningar samt minskad risk för underfakturering.

Dock innebär det även vissa betydande utmaningar. Detta kan vara svårigheten att hantera ett inflöde av tjänster, säkerställa kundnöjdhet och engagemang, och även det faktum att en modul för återkommande fakturor kan innebära högre kostnader.

Det finns en hel del tips för hur du lyckas med en modell för återkommande fakturor. Bland annat är det bra att fastställa hur ofta fakturorna ska skickas, att hålla sig uppdaterad om förändringar vad gäller moms, att se till att kunderna är nöjda och att det finns en avtalsenlig reglering av eventuellt ändrade villkor för de återkommande fakturorna.

Vanliga frågor

Vilka företag bör använda sig av återkommande fakturor?

Modellen med återkommande fakturor passar bra för bolag som fakturerar kunder med bestämda intervall. När det förekommer regelbunden handel med kunder och villkoren är desamma är återkommande fakturor ett perfekt alternativ att använda.

På vad sätt hänger automatisering ihop med återkommande fakturor?

Återkommande fakturor hänger ihop med automatisering eftersom fakturor med samma villkor skickas ut automatiskt till kunden varje period. Därför behöver du inte hela tiden uppdatera fakturans innehåll.

Vad finns det för samband mellan kundnöjdhet och återkommande fakturor?

Eftersom fakturorna skickas ut i tid, utan att man missar datumet, ser kunden dig som en professionell och pålitlig tjänsteleverantör och affärspartner. Detta leder till större kundnöjdhet och förbättrar din långsiktiga affärsrelation med din kund.

Är det svårt att hantera en modell för återkommande fakturor?

Det kan vara svårt att hantera en modell med återkommande fakturor. Vissa företag kanske inte klarar att hantera den tillströmning av kunder som en modell med återkommande fakturor kan medföra. Eftersom förutsättningarna ständigt förändras kan det dessutom vara svårt att hantera kundnöjdhet och engagemang på lång sikt.


Andra typer av fakturor: