Proformafaktura

Proformafaktura: En fördjupad förklaring

Skillnaden mellan en proformafaktura och en faktura

Den främsta skillnaden mellan en proformafaktura och en vanlig faktura är att proformafakturor endast innefattar uppskattningar av fakta och siffror. Vanliga fakturor innefattar däremot faktiska och fastslagna fakta och siffror.

En annan skillnad mellan de båda fakturorna är tidpunkten då de skickas till kunden. En proformafaktura utfärdas till kunden innan varorna levereras eller tjänsterna utförs. En faktura utfärdas däremot när varorna redan har skickats till kunden eller tjänsterna har utförts. Tanken med en proformafaktura är att anpassa förväntningarna mellan säljare och kund. En faktura däremot är ett juridiskt dokument som kan användas som bevis på försäljningstransaktionen.

Både proformafakturan och standardfakturan har avtalats mellan säljare och köpare. Dessutom har proformafakturor samma innehåll som en standardfaktura, t.ex. faktureringsuppgifter, logga, kontaktuppgifter och allmänna villkor. Det är dock viktigt att nämna att varje faktura måste vara tydligt märkt som antingen en proformafaktura eller en faktura.

Ur ett bokföringsperspektiv kan proformafakturor inte användas som underlag för bokföring av transaktioner. Detta innebär att bokföringssystemet inte kan uppdateras baserat på vad som finns på proformafakturan. Anledningen är att varorna ännu inte har levererats vid den tidpunkt då proformafakturan utfärdas. Risker och förmåner har inte överförts och redovisningsbestämmelserna medger därför inte registrering av transaktionen. Med en faktura däremot har risker och förmåner överförts eftersom varorna redan levererats till kunden.

Offert vs Proformafaktura

En offert lämnas i det inledande skedet av en transaktion eller affär. Syftet med offerten är att meddela den andra parten det preliminära pris som han eller hon kan tänka sig att acceptera för varan eller tjänsten. Vid den här tidpunkten finns det ingen gemensam överenskommelse mellan parterna eftersom man ännu bara befinner sig i en förhandlingsfas.

En proformafaktura däremot är en faktura med ett uppskattat belopp som bygger på överenskomna villkor mellan säljare och kund. Det ingår en ömsesidig överenskommelse mellan parterna och affären har slutförts. Säljaren kan förvänta sig betalning från kunden eftersom proformafakturan fungerar som ett sätt att säkerställa att båda parter står på samma sida.

I en situation där en kund ska göra en förskottsbetalning spelar en proformafaktura en exponentiellt större roll. Proformafakturan ligger till grund för beräkningen av förskottsbetalningen.p>

Sammanfattningsvis kan man säga att skillnaden mellan en offert och en proformafaktura är att man med en offert inte förväntar sig någon betalning eftersom det inte finns någon överenskommelse. Man håller ännu bara på med inledande förhandlingar. Med en proformafaktura däremot förväntar man sig betalning eftersom affären har slutförts mellan säljaren och kunden.

I det följande ska vi se närmare på hur man använder en proformafaktura för förskottsbetalning.

Proformafaktura för förskottsbetalning

I normala fall utfärdar säljaren en faktura för att få betalt. När det handlar om förskottsbetalningar har vissa säljare en praxis för hur sådana betalningar ska hanteras. Vanligtvis skickas varorna till kunden när betalningen har mottagits. Eftersom varorna ännu inte har skickats vid förskottsbetalningar utfärdas en preliminär faktura i form av en proformafaktura så att parterna kan få en uppfattning om storleken på beloppet som ska betalas.

Eftersom proformafakturor kan komma att ändras, kan det innebära att köpesumman måste justeras när den slutliga fakturan erhålls. Om en kund har gjort en betalning i enlighet med en proformafaktura och priset skiljer sig från den slutliga fakturan, måste man redovisa justeringsposter i bokföringssystemet.

Om kunden till exempel har gjort en förskottsbetalning baserat på en proformafaktura och den slutliga fakturan har ett högre belopp, måste kunden skapa en skuld för det överskjutande beloppet och göra den extra betalningen. Om priset på den slutliga fakturan är lägre än proformafakturan får kunden en återbetalning från säljaren.

Observera att proformafakturor kan användas för både inhemsk och internationell handel. Det är dock vanligare att man använder proformafaktura vid internationell handel. Nu ska vi ta en titt på hur proformafakturor används för export.

Proformafaktura för export

Det finns en hel del formaliteter i samband med export. Dessa inbegriper bland annat hamn, bank, frakt, tullar, inspektioner och mycket annat. På grund av att det är så komplext kan en utländsk köpare uppleva oklarheter kring till exempel transaktionsvaluta, beskrivning, produkter och annat.

Det är här som proformafakturan kan förenkla det hela. Eftersom proformafakturor innehåller utförliga beskrivningar kan säljaren och köparen vara överens om vad som gäller. Den här beskrivningen innefattar säljarens och köparens namn, köparens referensnummer, kontaktdatum, kort produktbeskrivning, produktpris, kubikvolym, förpackningsmått, fraktvikt, leveransställe, handelsvolym, betalningsvillkor, försäljningsvillkor, avsändnings- och leveransort samt transaktionsvaluta.

En proformafaktura som används i den komplicerade exporthandeln bidrar till att tydliggöra förväntningarna mellan säljare och köpare så att alla delar av transaktionen kan planeras och hanteras på bästa sätt.

Slutsats

En proformafaktura utfärdas innan varorna levereras till kunden. Den är ett bra hjälpmedel för att förtydliga villkoren mellan köpare och säljare. Eftersom den visar ungefärliga fakta och siffror får båda parter en antydan om vad de kan förvänta sig av transaktionen. Ett annat krav är att det tydligt ska framgå att det rör sig om en proformafaktura. Dessutom ska bokföringssystemet inte uppdateras utifrån proformafakturan, eftersom den inte är något juridiskt dokument.

Proformafakturor utfärdas också för att ta betalt med förskottsbetalning. Detta kan vara användbart då den kan användas för att bedöma beloppet av förskottsbetalningen. En proformafaktura kan dessutom underlätta för att precisera villkoren i samband med internationell handel.

Proformafakturan skiljer sig från en vanlig faktura på så sätt att en vanlig faktura innehåller faktisk information och används som underlag för bokföring och de tillhörande transaktionerna. Till skillnad från en proformafaktura utfärdas en standardfaktura efter det att varorna har skickats till kunden eller att tjänsterna har utförts.

Vanliga frågor

Vad är det främsta som utmärker en proformafaktura?

Följande är några av främsta funktionerna hos en proformafaktura:

• Det är en utmärkt förhandlingsstrategi vid internationell handel
• Det är ett frivilligt dokument, vilket innebär att det inte nödvändigtvis krävs för alla transaktioner
• Dessa fakturor är giltiga under en viss tidsperiod

Vilka är de viktigaste delarna i en proformafaktura?

Följande är några av de viktigaste delarna i en proformafaktura:

• Produktbeskrivning inklusive kvalitetsmatris
• Villkor och uppgifter för leverans
• Närmare upplysningar om leveransen
• Försäljningsvillkor
• Transaktionsvaluta

När skickas proformafakturan till kunden?

En proformafaktura skickas till kunden så snart köparen och säljaren har kommit överens om produktpriset. I de flesta situationer skickas proformafakturan för att se till att båda parter har samma avsikt. Den kan också skickas vid önskan om förskottsbetalning.

Andra typer av fakturor:

• Kreditfaktura: återbetalning till en kund
• Återkommande faktura: automatisk fakturering av en prenumerationskund