Fakturor
- Vad är en faktura?
- Exempel på faktura med obligatoriska och valfria fält
- Fakturatyper
- Faktureringsverktyg
Vad är en faktura?
En faktura är ett officiellt dokument som ett företag skickar till sin kund vid försäljning av produkter eller tjänster. Den anger exakt vad som sålts och för hur mycket. Fakturan används ofta som en betalningsbegäran och innehåller betalningsuppgifter. En bra faktura måste vara korrekt och utan onödiga tillägg.
Exempel på faktura med obligatoriska och valfria fält:
Det finns vissa krav för en standardiserad, välutformad faktura:
RUBRIK – “FAKTURA”
Fakturans rubrik ska tydligt ange att det handlar om en faktura så att kunden enkelt kan se vad de får och hur de ska hantera den.
FAKTURAUPPGIFTER
En korrekt faktura ska ha dessa uppgifter/delar:
- Fakturanummer: Det underlättar för dig att hitta fakturan och även att hålla ordning på din bokföring.
- Fakturadatum: Detta är datumet för när fakturan upprättades och skickades.
- Beskrivning av tillhandahållna produkter eller tjänster: Beskrivningen bör vara konkret och tydligt formulerad och skriven. Den bör också vara så kortfattad som möjligt. Det behövs inga långa och ingående beskrivningar av tjänsten/produkten.
- Uppgifter om mängd/antal produkter: Fyll i rätt mängd/antal för alla levererade produkter.
- Pris per enhet: Specificera beloppen tydligt. För att minska risken för avvikelser på grund av avrundning rekommenderas att prisuppgifterna avrundas till två decimaler för bokföringsändamål.
- Uppgifter om eventuella rabatter: Precisera vilken rabatt som lämnats och för vilka produkter eller tjänster den erbjudits.
- Delsumma pris: Detta är det totala beloppet för alla tjänster eller varor som erbjuds minus moms. Det är också detta belopp du tillämpar momssatserna på.
- Den momssats/de momssatser som tillämpas: Moms kan variera mellan olika produkter. Se till att hålla dig uppdaterad med de aktuella momssatserna.
- Det totala momsbeloppet som debiteras: Beräkna det totala värdet av momssatserna och ange det tydligt.
- Det totala fakturabeloppet: Detta är den totala summan av alla produkter eller tjänster som erbjuds plus momssatser. Detta är det slutgiltiga belopp som kunden ska betala. Se till att summan stämmer för att slippa försenade betalningar.
- Företagsnamn: Detta måste vara ditt korrekta registrerade företagsnamn.
- Företagsadress: Detta är den officiella adressen för ditt företag.
- Företagets organisationsnummer: Detta är det nummer som ditt företag tilldelades när det registrerades.
- Företagets momsregistreringsnummer: Detta är nödvändigt för beskattningsändamål. Det kan utelämnas om ditt företag inte är momspliktigt.
- Kundens företagsnamn: Detta är din kunds registrerade företagsnamn.
- Kundens företagsadress: Detta är företagets registrerade adress.
- Organisationsnummer för kundens företag: Se till att du fyller i rätt organisationsnummer för företaget.
- Kundens momsregistreringsnummer: Din kunds momsregistreringsnummer måste finnas med på fakturan av skatteskäl. Det kan utelämnas om företaget inte är momspliktigt.
- Valuta: Detta är ett nödvändigt tillägg på fakturan för att se till att det inte uppstår några tvivel kring det finansiella.
- Godkänd för F-skatt: Ja / Nej
VALFRIA FÄLT
Dessa avsnitt eller uppgifter kan läggas till eller utelämnas beroende på dina önskemål:
- Förfallodag: Detta är det datum då den totala betalningen förfaller.
- Betalningsvillkor: Exempel: 14 dagar
- Förseningsavgift: Detta är en extra avgift i de fall kunden inte betalat på förfallodagen.
- Betalningsuppgifter: Detta är ditt företags bankuppgifter eller något annat betalningsalternativ som du föredrar. Till exempel bankens namn, IBAN, SWIFT/BIC eller PayPal eller kontanter.
- E-postadress: Detta är företagets officiella e-postadress.
- Telefonnummer: Detta bör vara det officiella telefonnumret till ditt företag.
- Referensnummer för betalning: Detta är för att kunna spåra betalningen.
- Kundnummer: De nummer som tilldelas för att spåra affärsaktiviteter med dina kunder.
- Referens: Namn Efternamn
- Kundens referens: Namn Efternamn
Fakturatyper:
- Proformafaktura: enkel förfrågan om betalning
- Kreditfaktura: återbetalning till en kund
- Återkommande faktura: automatisk fakturering av en prenumerationskund
Faktureringsverktyg:
Ytterligare tips om fakturering:
När du skickar ett en fakturaavisering med e-post till en kund kan det vara bra att lägga till "tack" i slutet. Det är både artigt och professionellt vänligt. Det är allmänt känt att man kommer långt med att säga "tack", så om du gör det till en vana att lägga till det på dina fakturor kommer detta definitivt hjälpa ditt företag att växa.
Se till att varje liten uppgift i fakturan är korrekt för att slippa frågor från dina kunder och onödigt krångel. Felaktiga uppgifter om dina tjänster eller produkter kan leda till försenade betalningar, försämrade kundrelationer och allmänt negativ inverkan på din verksamhet.